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Il n’est pas rare de voir ces emails tombés dans les oubliettes. Je dirais que c’est bien normal car certains personnes reçoivent entre 50 et 100 courriels par jour, de quoi devenir fou … L’email est devenu très important, c’est effectivement un outil incontournable dans la communication à la fois interne et externe à une société.

Certain l’utilise pour soumettre un contrat, pour relancer un fournisseur, pour prendre des rendez-vous ou tout simplement tenir au courant un collaborateur de l’actualité de la société. Il est donc nécessaire d’augmenter l’impact de ces envois et ainsi éviter qu’ils finissent dans les poubelles. Petit tour des bons réflexes à avoir en matière de mails :

- 1 sujet par envoi: c’est la règle principale. Demandez-vous si l’objet nécessite réellement un mail. Car si cela n’est pas le cas, l’interlocuteur ne répondra visiblement pas. Un coup de téléphone ou un rendez-vous physique peuvent parfois être plus judicieux.

¤ Lors d’un premier contact, rappellez toujours dans quelles circonstances vous vous êtes rencontrés.

¤ Lors d’une réponse, utilisez l’onglet réponse afin que le message précédent s’affiche à la suite de votre email.

¤ Séparer les thèmes. Ceci permettra de faciliter la lecture mais également le classement des informations par votre contact.

- Un mail clair et précis: Le titre du mail doit être évoquateur pour le destinataire. Avant d’ouvrir le mail, il doit déjà avoir une idée précise du sujet traité. Lorsque vous abordez des sujets précis, privilégiez des titres du type : “Dossier référencement : demande de validation“ …

La courtoisie s’applique également aux emails. Evitez donc les fautes d’orthographes et le langage SMS. Privilégiez les phrases courtes et simples. N’oubliez pas les formes de politesse du type  “Cordialement” , “Salutations” …

- La signature : Comme pour les courriers écrits, il apparaît indispensable de signer son message. Pour cela, créez-vous plusieurs signatures automatiques que vous adopterez en fonction des interlocuteurs. La signature du type carte de visite est cependant à privilégier. En effet, elle permet de renseigner votre interlocuteur sur vos coordonnées et il peut, si besoin, vous contacter dès réception du mail.

¤ La signature carte de visite comprend: le logo de la société, le nom, le prénom, la fonction, le numéro de téléphone, l’email, le numéro de portable, le fax, l’adresse postale, le site internet de la société, voir le blog personnel.

Il est également nécessaire d’afficher son Nom et son Prénom avant son adresse mail (grâce à un paramétrage facile de votre messagerie). Le destinataire vous identifiera plus rapidement.

- Nommer précisément les pièces jointes: ceci est important pour éviter que vos pièces jointes soient assimilées à de la publicité, voir des virus. D’autres part, ceci permettra également à votre contact de retrouver plus rapidement les fichiers.

- Distinguez les destinataires: Lors d’envois groupés, il est important de distinguer les différents destinataires. Par exemple, mettez en copie les personnes dont vous n’attendez pas spécialement de réponses (en renseignant les champs Cc et Ci)

Avec ces techniques relativement simple, vos mails devraient devenir plus compréhensibles et être appréciés de vos interlocuteurs. Le taux de réponse devrait donc s’en ressentir …